O mundo digital trouxe diversas mudanças nas relações empresariais. Com o avanço da tecnologia, as empresas precisaram se reinventar e, atualmente, o certificado digital eCNPJ surge como uma necessidade.
O certificado digital é, em linhas gerais, uma assinatura eletrônica que se utiliza de chaves criptográficas para autenticar a identidade de uma pessoa (em caso de assinaturas pessoais) ou uma empresa (através do certificado digital eCNPJ).
Como uma alternativa segura e eficaz de validade jurídica através de uma assinatura, o certificado eCNPJ é fundamental para que uma empresa possa realizar ações fundamentais, como a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).
Além disso, desde julho de 2021, empresas que possuem mais de cinco funcionários são obrigadas, por lei, a possuir um certificado digital para que possam, assim, emitir informações fiscais, tributárias e trabalhistas à Receita Federal.
Portanto, caso esteja querendo abrir sua empresa ou ainda não possui um certificado digital eCNPJ, é importante entender como funciona a ferramenta e porque você necessita desse documento.
Como funciona o certificado digital eCNPJ
O certificado digital é um documento que serve como assinatura eletrônica dentro do universo digital. Ele possui o mesmo valor legal que uma assinatura à tinta em um documento de papel.
Em um mercado de trabalho cada vez mais conectado e interligado pela tecnologia, o certificado digital eCNPJ garante mais rapidez, acessibilidade e segurança nos procedimentos digitais dentro de uma empresa
O certificado digital é uma exigência para que a empresa possa emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e). Além disso, o eCNPJ também reconhece firma, garante acesso aos serviços do e-CAC e garante acesso à emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Existem dois modelos de certificado digital eCNPJ: o A1 e o A3. O A1 é armazenado no próprio computador, enquanto o A3 fica armazenado em estruturas físicas, como um token ou cartão.
O prazo de validade do A3 costuma ser maior. Enquanto o A1 possui um prazo de 1 ano, em média, o A3 possui uma variedade que pode chegar a cinco anos, de acordo com o local de armazenamento.
Por que fazer um certificado digital eCNPJ?
Ao conhecer as funcionalidades disponibilizadas pelo certificado digital eCNPJ, o empreendedor deve se questionar: afinal, por que fazer um certificado desse tipo? Quais benefícios minha empresa ganha com a aquisição deste documento?
Cabe ao empreendedor, neste caso, perceber que o movimento empresarial segue um fluxo de necessidade cada vez maior do universo digital. A internet é cada vez mais influente nos diferentes meios de trabalho.
A garantia de uma assinatura digital é, portanto, uma facilidade e segurança maior para a empresa. Pela web, é possível agilizar processos burocráticos com assinaturas que, até pouco tempo, eram mais difíceis de serem autenticadas.
Nesse quesito, o empresário economiza tempo, dinheiro e paciência. Além desta facilidade, a emissão de notas fiscais eletrônicas e o acesso exclusivo a serviços da Receita Federal tendem a desburocratizar o meio empresarial.
É coerente, portanto, compreender que o certificado digital surge como uma nova realidade dentro das relações empresariais e a necessidade de sua utilização se torna cada vez mais recorrente neste universo.
Certificado digital para MEI
Uma outra forte tendência no mercado de trabalho brasileiro é o microempreendedor individual, conhecido popularmente por MEI. Através da sua empresa, o trabalhador pode garantir seu certificado digital e as facilidades do documento.
Com a prestação de serviços para empresas, o microempreendedor individual pode precisar da emissão de notas fiscais eletrônicas para concluir projetos e declarar os custos e valores de seus trabalhos através do documento digital.
Neste cenário, é fundamental que o microempreendedor possua um certificado digital (e-MEI). Através deste certificado, será possível emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) com menos burocracia, facilitando todo o processo.
Assim como o certificado digital eCNPJ, o e-MEI possui dois modelos diferentes de certificados disponíveis: o A1 e o A3. As características são as mesmas e o tempo de validade é um diferencial entre os dois tipos.
O microempreendedor que procura abranger seu negócio através de vendas online precisa se atentar aos benefícios da utilização do certificado digital para MEI, pois é uma ferramenta muito útil e prática.
Documentação necessária para contratação
No momento de solicitar o certificado digital eCNPJ, alguns documentos são necessários para a validação do processo de abertura do documento que visa facilitar a vida digital da empresa.
Dentre os documentos, esses três são fundamentais: alterações contratuais (caso existam), documentos de eleição dos diretores em vigência, cartão CNPJ emitido em até 3 meses antes da data de validação do certificado digital.
Caso a validação do certificado digital eCNPJ seja realizada por um representante legal que possua cadastro na Receita Federal, é necessário que essa pessoa também leve um documento de identificação com foto e o seu CPF. Todos os documentos precisam ser originais.
Para comprar um certificado digital eCNPJ, é necessário que o responsável pela empresa escolha, antes de mais nada, uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A AC é a responsável pela comercialização dos certificados digitais no país. Após escolher a autoridade, o solicitante precisa comparecer pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) para validação dos dados preenchidos na primeira etapa.
Após a validação e confirmação de todos os documentos, o certificado digital eCNPJ será disponibilizado para o solicitante no prazo estabelecido pela Autoridade de Registro (AR), com o prazo de validade estabelecido.
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